25.1.2022
Byrokratian tasapainottamista mukautuvammaksi kutsutaan älykkääksi työkulttuuriksi. Sen rakentaminen vaatii johtajaa, joka myös harjoittaa mukautuvia, helppoja epävirallisia ratkaisuja kuin aina muodollisia lähestymistapoja. Tällaiset menettelyt oat maahanmuuttajien kotoutumisen esteitä.
Kaksi ystävääni soitti minulle ja kysyi joistakin kyselylomakkeista, joihin he tarvitsevat vastauksia määräaikaan mennessä. Kyselyyn vastaaminen on hyvä. Tiedämme, että palaute on aina tärkeää tulevan kehityksen kannalta. Mutta on haasteellista vastata suomenkielisiin lomakkeisiin, joissa on paljon sääntöihin ja määräyksiin liittyviä asioita. Vastaaminen ei ole vaikeaa ainoastaan maahanmuuttajille, vaan myös suomalaisille.
Onko välttämätöntä kirjoittaa asiat aina vaikealla kielellä? Eikö selkokieli olisi parempi tapa?
Jos suunnittelemme tulevaisuutta, eikö meillä pitäisi olla riittävän selkeitä kyselyitä saadaksemme aitoa palautetta kohderyhmältä? Olen aiemmin kirjoittanut, kuinka voisimme tehdä kotouttamisesta helpompaa maahanmuuttajille. Haluaisin lisätä kannustamisen suorituksiin, joita eivät sido muodolliset menettelyt.
Nyt tulisi tasapainottaa muodollisia ja epävirallista työkulttuuria. Se tarkoittaa, ettei enää tarvitse käyttää aikaa periaatteiden määrittämiseen, vaan antaa enemmän aikaa toimintojen määrittämiseen. Jos kaikkien toimijoiden tai alojen olisi käytettävä suurin osa työajastaan organisaatiorakenteen määrittämiseen, ei ole aikaa asiakkaille (maahanmuuttajat) ja tarjota heille palveluja.
Ystäväni, jonka työtä on tarjota palveluja kasvokkain maahanmuuttajille uskoo, että hänen työajasta vain 30 prosenttia jää palvelujen tarjoamiseen. Suurin osa ajasta menee organisaatioon liittyvään selittelyyn, räätälöintiin ja raportointiin monikerroksisessa hallintojärjestelmässä. Meillä on oltava ”etulinjan byrokratiaa”, muuten olisi vaikea pysyä raiteilla, mutta meidän tulee estää ”maatason” liiallista byrokratiaa.
Usein ihmetellään, miksei kotoutuminen onnistu, vaikka sen hallitsemiseen annetaan niin paljon rahaa. Meidän pitäisi antaa työrauha toimijoille, jotta he voivat työskennellä suoraan maahanmuuttajien kanssa. He tarvitsevat itsenäisyyttä tarjotakseen suoria palveluita.
Maahanmuuttajat kaipaavat hyvin räätälöityjä palveluita yksilöllisiin tai ryhmien tarpeisiin hajanaisten digitaalisten palvelujen sijaan. Tarvitaan parempaa ja nopeampaa integraatiota. Meidän on oltava riittävän varovaisia, jotta emme tuhlaa aikaa jäykkien suunnitelmien ja sääntöjen noudattamiseen, vaan tarjoamme oikeita palveluita oikeaan aikaa, oikealla tavalla inspiroimalla käytännön toimintaa. Meidän on otettava oikeanlainen lähestymistapa ihmislähtöiseen työkulttuuriin.
Nafisa Yeasmin, AMA asiantuntija
Juttu on julkaistu 24.1.2022 Lapin Kansassa.